Need 7 põhimõtet aitavad muuta meeskonna koosolekud lühemaks, fokusseeritumaks ja tõhusamaks. Millest alustada?
Kas oled kunagi istunud koosolekul ja mõelnud, miks sa üldse seal oled? Kas oled tundnud, kuidas aeg venitatakse täis tühje sõnu, kuigi tegelikud probleemid jäävad käsitlemata? Kas sinu kalendris on rohkem koosolekuid kui päriselt tööd tegemise aega?
Oled heas seltskonnas. Microsoft’i 2023. aasta uuringu järgi veedavad töötajad keskmiselt 42% oma tööajast koosolekutel, kuid ainult 30% neist koosolekutest peetakse produktiivseks (Microsoft Work Trend Index 2023). See tähendab, et iga nädal raisatakse tuhandeid tunde aega tegevusele, mis ei too soovitud tulemusi.
Probleem ei ole selles, et koosolekud oleksid iseenesest halvad. Probleem on selles, et enamik juhte ei oska neid õigesti läbi viia. Nad korraldavad koosolekuid harjumusest, mitte vajadusest. Nad kutsuvad kokku inimesi, kellel pole seal midagi kaasa rääkida. Nad lasevad aruteludel triivida, sest kardavad kedagi katkestada. Ja kõige hullem – nad loovad õhkkonna, kus inimesed pelgavad ausalt rääkida.
Miks koosolekud tegelikult ebaõnnestuvad?
Enne kui hakkame lahendusi otsima, peame mõistma probleemi juuri. Miks muutuvad koosolekud tihti aja raiskamiseks?
Esiteks puudub sageli selge eesmärk. Kui küsida koosoleku alguses igalt osalejalt, miks nad arvavad end seal olevat, saad tõenäoliselt sama palju erinevaid vastuseid kui on inimesi ruumis. See näitab, et koosoleku korraldaja pole suutnud kommunikeerida, mida ta tegelikult saavutada tahab.
Teiseks valitseb paljudes meeskondades hirmukultuur. Töötajad kardavad välja öelda tegelikke probleeme, sest nad on kogenud, et ausus toob kaasa ebameeldivaid tagajärgi. Võib-olla on juht varem reageerinud kriitikale kaitsepositsioonilt. Võib-olla on keegi kolleeg võtnud tagasisidet isiklikult. Nii tekibki olukord, kus kõik noogutavad naeratades, aga päris probleemid jäävad laua alla.
Kolmandaks puudub koosolekutel sageli struktuur ja juhtimine. Arutelu hüppab teemalt teemale, üks inimene monopoliseerib kogu aja, otsuseid ei tehta või unustatakse need kohe pärast koosoleku lõppu. Tulemuseks on tunne, et midagi ei muutu ja järgmisel nädalal istutakse jälle samas kohas, arutades samu asju.
7 põhimõtet, mis muudavad koosolekud tõhusaks
Hea uudis on see, et koosolekute tõhustamine ei ole rakettiteadus. Piisab mõnest lihtsast põhimõttest, mida järjepidevalt rakendades muutuvad koosolekud taas oodatud kasulikeks koosviibimisteks. Need põhimõtted põhinevad nii teadusuuringutel kui ka reaalsete Eesti ettevõtete kogemustel.
1. Alusta koosolekut check-in’iga
Üks lihtne, aga võimas tehnika on alustada iga koosolekut lühikese ringiga, kus iga inimene jagab ühe-kahe lausega, kuidas tal läheb. See võib olla midagi tööalast või isiklikku – oluline on, et iga hääl kostab juba alguses.
Miks see töötab? Psühholoogiliselt valmistab see inimesi ette aktiivseks osalemiseks. Kui oled juba kord suu lahti teinud, on lihtsam ka edaspidi kaasa rääkida. Samuti loob see inimliku kontakti ja aitab mõista, millises seisus inimesed tegelikult on.
Näiteks ühel hiljutisel koolitusel rääkis mulle üks juht, kuidas nad hakkasid oma iganädalasi koosolekuid just nii alustama. “Alguses tundus see aja raiskamisena,” tunnistas ta. “Aga siis märkasin, et inimesed hakkasid rohkem kaasa rääkima ka päris teemadel. Ja mis kõige olulisem – hakkasin paremini aru saama, miks mõni inimene on passiivsem kui tavaliselt. Võib-olla on tal kodus haige laps või on ta lihtsalt ülekoormatud.”
2. Määra igale koosolekule selge eesmärk ja oodatav tulemus
Iga koosolek peab vastama küsimusele: mida me tahame selle aja lõpuks saavutada? Kas tahame teha otsuse? Koguda ideid? Informeerida meeskonda? Lahendada konkreetset probleemi?
See eesmärk võiks olla teada juba kutses. Mitte “Arutame turundust”, vaid “Otsustame Q2 turunduskampaania peamise sõnumi ja kanali”. Mitte “Meeskonna koosolek”, vaid “Lahendame kliendi X probleemi tarnetähtaegadega”.
NB! Google’i uuring (re:Work 2016) näitas, et koosolekud, millel on selge eesmärk ja agenda, on keskmiselt 24% lühemad ja 35% produktiivsemad kui need, kus lihtsalt “arutatakse”.
3. Kutsu ainult need, kes peavad seal olema
Jeff Bezos kasutab Amazonis “kahe pitsa reeglit” – koosolekul ei tohiks olla rohkem inimesi kui saab ära toita kahe pitsaga. See on umbes 6-8 inimest. Miks? Sest mida rohkem inimesi, seda raskem on jõuda konsensusele ja seda vähem julgevad inimesed kaasa rääkida.
Enne iga kutse saatmist küsi endalt: kas see inimene peab kaasa rääkima sel teemal? Kas tal on otsustusõigus? Kas ta peab infot teadma? Kui vastus kõigile on “ei”, siis ära kutsu teda. Saada talle hiljem kokkuvõte.
Ära karda, et keegi tunneb end väljaarvatu. Enamik inimesi on hoopis tänulikud, kui nende aega ei raistata. Ja need, kes tõesti tahavad osaleda, annavad sellest ise teada (võid seda alati rõhutada).
4. Loo psühholoogiliselt turvaline keskkond
See on kõige olulisem, aga ka kõige raskem põhimõte. Amy Edmondson Harvard Business School’ist on näidanud, et psühholoogiline turvalisus on number üks tegur, mis eristab tõhusaid meeskondi ebaefektiivsetest (The Fearless Organization, 2019).
Kuidas seda luua? Alusta iseendast. Tunnista oma vigu avalikult. Küsi tagasisidet ja võta seda rahulikult vastu. Täna inimesi, kes julgevad vastu vaielda. Ära ole kellegi idee suhtes hinnanguline või väljenda end viisil, mis võib tekitada tunde “See on rumal küsimus” vms.
Üks praktiline nipp: kasuta “jah, ja…” lähenemist “ei, aga…” asemel. Kui keegi pakub idee, mis sulle ei meeldi, ära lükka seda kohe tagasi. Ütle näiteks: “Jah, ma saan aru sinu mõttest, ja mis siis, kui me prooviks seda teisest nurgast…”
5. Kasuta ajalisi piiranguid loovalt
Parkinson’i seadus ütleb, et töö kipub täitma kogu selleks ettenähtud aja. Sama kehtib koosolekute kohta. Kui oled broneerinud tunni, siis võtab arutelu tunni, isegi kui asi saaks tehtud 20 minutiga.
Proovi radikaalselt lühendada koosoleku aega. Kui oled harjunud tegema tunniseid koosolekuid, proovi 30 minutit. Kui 30 minutit, siis proovi 15. Sa üllatud, kui palju saab ära teha, kui aeg on piiratud.
Üks trikk on teha koosolekuid püsti seistes. See ei sobi igas olukorras, aga lühikeste operatiivsete koosolekute jaoks on see suurepärane. Inimesed ei jää lobisema, kui nad peavad seisma.
6. Lõpeta iga koosolek konkreetsete kokkulepetega
Koosoleku viimased 5 minutit on kõige olulisemad. See on aeg, mil lukustada saavutatu ja tagada, et midagi ka päriselt edasi juhtuma hakkab.
Käi läbi: Mida me otsustasime? Kes mida teeb? Millal? Kuidas me edu mõõdame? Millal me uuesti kohtume, et progressi üle vaadata?
Pane need kokkulepped kirja ja saada kõigile. Ära eelda, et inimesed mäletavad. Nad ei mäleta. Isegi sina ei mäleta nädala pärast, mida täpselt kokku lepiti.
7. Tee regulaarselt koosolekute auditi
Vähemalt kord kvartalis vaata üle kõik regulaarsed koosolekud ja küsi: kas need on endiselt vajalikud? Kas õiged inimesed osalevad? Kas formaat töötab?
Küsi ka meeskonnalt tagasisidet. Millised koosolekud on kõige kasulikumad? Millised on aja raiskamine? Mida saaks teha teisiti?
Ära karda koosolekuid ära jätta. Sageli tekivad regulaarsed koosolekud mingi konkreetse vajaduse tõttu, aga jäävad püsima ka siis, kui vajadus on kadunud. Ole julge ja tühista need, mis enam väärtust ei loo.
Millest alustada?
Kõiki neid põhimõtteid korraga rakendada võib tunduda muidugi üle jõu käiv. Seepärast soovitan alustada 1-2 ja lisada teisi järk-järgult.
Minu soovitus on alustada check-in’ist ja selge eesmärgi seadmisest. Need on kaks kõige lihtsamat muudatust, mis annavad kohe tulemusi. Kui need on juurdunud, lisa psühholoogilise turvalisuse loomine ja ajalised piirangud.
Üks juht, kellega hiljuti töötasin, alustas ainult sellest, et hakkas iga koosoleku alguses küsima: “Mida me tahame täna saavutada?” ja lõpus: “Kas me saavutasime selle?” Ainuüksi see lihtne muudatus vähendas nende koosolekute aega 30% võrra.
Kokkuvõtteks: tõhusad koosolekud on võimalikud
Tõhusate koosolekute retsept ei ole mingi saladus. Need on lihtsalt hästi planeeritud, hästi juhitud ja inimesi väärtustavad kogunemised, kus tehakse otsuseid ja viiakse asju edasi.
Kõige olulisemad punktid, mida meeles pidada:
- Alusta iga koosolekut check-in’iga, et kõik saaksid häälestuda
- Sea selge eesmärk ja kommunikeeri seda kõigile osalejatele
- Kutsu ainult need, kes peavad seal olema ja saavad kaasa rääkida
- Loo keskkond, kus inimesed julgevad ausalt rääkida
Pea meeles, et muutused ei toimu kunagi üleöö. Aga iga väike samm õiges suunas toob sind lähemale meeskonnale, kes ootab koosolekuid, sest seal sünnivad head ideed ja tehakse tarku otsuseid. Meeskonnale, kus aega väärtustatakse ja inimesi kuulatakse. Meeskonnale, mis saab rohkem tehtud vähemate koosolekutega.
Küsimused mõtisklemiseks juhile
- Milline sinu regulaarsetest koosolekutest võiks esimesena saada “tõhususe kuuri”? Millise ühe muudatusega võiksid seal alustada?
- Kui ausalt hinnata – kas sinu meeskond julgeb koosolekutel välja öelda ka ebamugavaid tõdesid? Mida saaksid teha, et luua turvalisem keskkond?
- Kui peaksid oma koosolekute aega 50% vähendama, milliseid koosolekuid jätaksid ära ja milliseid lühendaksid? Mis sind praegu takistab seda tegema?
Kaido Pajumaa, juhtide ja meeskondade koolitaja
